「一般事務職」は、外勤がない、決められた仕事(ルーチン)をこなす、時間調節(時短
勤務など)がある程度可能、といった理由からとても人気がある職種です。

これまで「一般事務職の経験がない」といった方でも、安心して転職活動に臨めるように、一般事務職への転職時の志望動機や面接でのポイントについてまとめました。

未経験からの一般事務職:志望動機のポイント

コピーを取る女性志望動機は、転職活動の面接時にかならず聞かれる質問です。

事前にしっかり準備してよどみなく答えるのが基本ですので、しっかり準備してください。

あまりこれまで、面接や採用試験を受けた事がないという方は、転職サイトの転職エージエントを利用してみましょう。

面接時の服装や態度などもチェックしてくれますので安心して面接を受ける事ができます。

ここでは、適切な志望動機のポイントについてまとめました。

なぜ「貴社」なのか、を明確に伝える

一般事務職というと、ある程度仕事は決まっており、業種や業態によって極端に異なるということはありません。

ごく一般的な例としては、パソコンでの軽作業(データの打ち込みや簡単な資料作成など)、電話受付(総合)、勤怠処理(交通費や諸手当の管理)などがそれにあたります。

そのため、なぜ「貴社」なのかという視点が欠けている場合があります。

正直会社はどこでもよかった、と公言する人もいるようです。

ただ、面接時の志望動機としてはもちろん適切とは言えません。

ですので、なぜ「貴社」にしたのか?という部分を明確に答える必要があります。

1つは、会社の所属している業種による志望動機です。

例えば、「人の役に立つ仕事がしてみたかったので、医療機関である御社にしました。」という具合です。

2つは、その会社自体の良い部分を述べる場合です。

例えば、「Web等を見させていただき、仕事に打ち込める環境があり、OJTもしっかりしてそうでしたので志望しました。」といった感じです。

この二つの視点を入れた、志望動機を準備することをぜひお勧めします。

自分の仕事の「未来像」を描く

一般事務職というと、決まりきった仕事(ルーチン)をこなすだけ、と考えていないでしょうか?

その通りなのですが、ぜひそれにプラスして将来の自分の仕事に対する「未来像」も語ってみましょう。

「自分は、○○というスキル(資格)を目指して、○○の仕事を頑張ってみたいと考えています。御社では、それが実現できると考えています。」といった具合です。

これは、面接官にも非常にポジィティブに受け取られると同時に自分自身にとっても、とても大事な事です。

一例として、パソコン(エクセル)を使用したスキルアップの一例をご紹介します。

レベル1:簡単な数字や文字を打ち込める。表が作れる。
レベル2:グラフや図の挿入、簡単な関数(統計関連など)を使いこなせる。
レベル3:ピボットテーブルなどを使いこなし、売り上げの集計、分析などができかつパワーポイントなどで簡単なプレゼンができる。

いかがでしょうか?自分のスキルは今、どのレベルでしょうか?

もしレベル1の人はレベル2へ、レベル2の人はレベル3といった具合にぜひ一つ上のレベルを目指してみましょう。

ちなみにレベル3まで行くと、かなりのスキルになりますので面接でも十分なアピール材料となります。

ただ、大事な事は、現状できているスキルから1つ上のランクの仕事を目指してみるということです。

そして、その事を面接官に志望動機として伝えてみましょう。

「この人はやる気のある人だ」と、ポジィティブな印象を与える事ができるでしょう。

未経験を有利に見せる志望動機

あなたは、「未経験」という事を転職にとって不利だと考えていませんか?

「一般事務職」はそれほど専門的な技能がいりませんので「未経験」は決して不利にはなりません。

むしろ有利にはたらく場合もあります。

経験豊富な一般事務職の方にありがちなのが、仕事内容をよく知っているだけに自分で仕事を選んでしまう傾向です。

「自分はエクセルのスキルが高いので、そういった関連の仕事をしたいと思います。(なので、電話対応や、コピー取りなどはしません!)」

雇用者側の本音を言えば、一般事務職には色々な仕事を臨機応変にこなしてもらいたいと思っています。

ですので、あまり自分で仕事を選んでしまう人は「使いづらい」となってしまいます。

ですので、志望動機においても、

「自分は、一般事務職は未経験ですが、色々なことに興味を持つ性格です。御社においては、色々な事にチャレンジできる職場だと思っていますので、応募しました。様々な事にチャレンジしてスキルを磨きたいと考えています。」

といった具合で、逆に「未経験」だからこそ、様々な事にトライするチャレンジ精神にあふれている事をアピールしてはいかがでしょうか?

面接官にも、好印象の志望動機となります。

残業時間や福利厚生を志望動機にしてもよいのか?

よくありがちな志望動機として、「残業代がしっかり付く、あるいは残業がない」「福利厚生がしっかりしており、有給休暇も取得できる」といった事を志望動機として上げる方がいます。

これはOKなのでしょうか?

結論からいえば、これのみを志望動機とするのはお勧めしません。

自分本位で、自分の事しか考えていないと思われる可能性があります。

もちろん、現在では様々な働き方が受容されるべきで、女性の場合、小さい子供がいるのであれば、「(子供のお迎えがあり)5時以降は働く事が難しい。ですので、残業なしの御社を選びました。」という志望動機は問題なく受容されるでしょう。

ただ、それだけではなく、それ以外の「志望動機」(前節で述べたような)もぜひ考えて、志望動機に加えてみると、面接官の印象も良いと思います。

未経験からの一般事務職:面接でのポイント

集団面接ここでは、実際の面接場面を想定し、いくつかのポイントをお話します。

「志望動機」については、前章にてご説明した通りです。

ここでは、それ以外のポイントについて述べてみたいと思います。

最大のポイントは「電話対応は可能ですか?」

面接官にとっても、転職者にとっても、重要な質問の一つがこれです。

一般事務職を希望する者にとって、唯一外部との接触がある仕事で「できればあまりやりたくない」と考えている人は多いのではないでしょうか?

最近は、クレーマーなどのやっかいな客も多いので精神的ストレスも大きいです。

逆に雇用者側に取ってみれば、なるべく「してもらいたい」と思っている仕事です。(電話対応がない場合は、わざわざ「電話対応一切なし!」と求人広告に記載する会社も多いです。)

電話対応にはいくつかのレベルがあります。

レベル1:総合受付。用件を承り適切な部署や部員に連絡するだけです。

最も簡単ですが、ブラック企業等で会社員全体に余裕がない場合、たらい回しや、回答に時間がかかる場合もあり、その場合、問い合わせ先の「怒り」はまず総合受付が引き受けるという悲惨な場合もあります。

レベル2:簡単な問い合わせであれば、一般事務職が対応する場合。

製造メーカーや販売店であれば商品の在庫や有効期限などです。

基本的には、端末で分かる情報のみに関して引き受ける事が多いですが、中小企業であれば、いくつかの部署に聞いたりして、後から再度電話して回答するケースもあります。

レベル3:専門的問い合わせや企業情報(IRやメディア取材)に対する対応。

基本的には、専門の部署が取り扱い、一般事務職が引き受ける事はありません。

 

面接官から「電話対応できますか?」という質問が来た場合、「あまりやりたくありません」などの否定的な回答は避けた方がよいです。

その上で、先に述べたレベルを思い出し「電話対応とは、どの程度の仕事と業務量なのでしょうか?」と逆に聞いてみましょう。

個人的な意見ですが、レベル2まではぜひやってみても損はないと思います。

重要な点は、「一般職」の手厚いサポートがあるかどうかです。

サポートがあれば、レベル2でもそれほど精神的にはつらくないと思います。

逆にレベル1でも、先のようなブラック企業の場合、悲惨な事になりますので、その辺は面接時に電話対応の詳細(業務ウェイトも含め)について聞いてみる事をお勧めします。

はきはきと明るいイメージ作りが大事

一般事務職は、言われた仕事を黙々とやり続ければよいと思っていませんか?

確かにそうなのですが、その業務内容は雑多な事が多いです。

そのため、「言われたことを嫌がらず」「仕事の優先付けをしてテキパキとこなす」力量が求められます。

ですので、あまり人見知りがなくコミュニケーション能力も以外に高い事が求められます。

そのため、面接時には明るくハキハキと受け答えした方が印象は良いでしょう。

良くあるのが、仕事を依頼するとあからさまに嫌な顔をする方です。

面接官は、直接仕事を依頼する上司の場合も多いです。ぜひ、「この人になら仕事頼みやすいなあ。」と思ってもらえるよう、明るくハキハキとした印象を与えましょう。

女性の場合によく聞かれる「結婚のご予定は?」への対処法

女性の場合、よくある質問の一つが「結婚のご予定は?」です。

セクハラまがいの質問か?と勘違いする方もいるようですが、会社側の本音としては、せっかく期待して採用したのに、1年以内に育休や産休に入られる、あるいは退職してしまう、というのが最も避けたい事だ、と考えています。

(彼氏はいるの?つきあって何年?などの質問は、話の流れにもよりますが、個人的にはあり得ないと思います。こうした質問をする企業(面接官)は、逆にこちらから採用をお断りしましょう。)

教科書的には「結婚のご予定はありますか?」と聞かれて「ありません」と答えればよい訳ですが、会社側の質問意図は、上記理由ですのでもう少し説明してもよいと思います。

例えば、「現在、結婚の予定はありませんが、もし結婚してもなるべく御社で働きたいと考えています。自分の仕事にプライドを持っており、責任を持って業務を遂行します。もしよろしければ、結婚後の働き方についてもご教示願えないでしょうか?」

以上のような感じで、結婚後の時短勤務や周りのサポート状況も含めて聞ければベストではないでしょうか?

「結婚のご予定はありますか?」と聞かれて「ありません」と答えるのは簡単ですが、双方納得する形で雇用契約を締結できるのがベストです。

未経験でもポイントを押さえれば一般事務職に転職できます!

喜ぶ女性一番最初に述べたように、「一般事務職」はとても人気の職種です。

いくつもの会社を渡り歩いているような猛者もいます。

ですが、書かせていただいたように「未経験」でも決して不利にはなりません。

ポイントを押さえればきっと望み通りの会社に再就職できますよ!頑張ってください。



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